Thiết lập hệ thống mail với Google Apps

Trong xã hội phát triển ngày này thì thư điện tử là một nhu cầu không thể thiếu đối với bất kì doanh nghiệp, dù hoạt động ở bất cứ ngành nghề lĩnh vực nào thì các doanh nghiệp cũng có nhu cầu trao đổi thông tin với các đối tác và nội bộ trong doanh nghiệp. Nhưng để doanh nghiệp có thể gửi nhận thư điện tử thì trong mỗi doanh nghiệp cần thiết lập 1 hệ thống máy chủ phục vụ cho việc này, điều này đòi hỏi nhiều vấn đề liên quan, đặc biệt là khả năng tài chính của mỗi doanh nghiệp.
Đáp ứng hiệu quả và tiết kiệm cho doanh nghiệp trong việc thiết lập liên lạc bằng thư điện tử, “Gmail dành cho doanh nghiệp” trong Google Apps là một giải pháp được nhiều công ty, tổ chức hướng đến sử dụng. Và trong bài viết này tôi sẽ trình bày các bước cấu hình hệ thống liên lạc bằng thư điện tử cho doanh nghiệp với Google Apps.

I. Tổng quan:

Google Apps có rất nhiều ứng dụng trực tuyến cho phép những doanh nghiệp bỏ ra số tiền rất ít nhưng đem lại hiệu quả công việc nhất định, hầu hết những gói sản phẩm này là miễn phí rất thích hợp cho những doanh nghiệp, tổ chức nhỏ lẻ. Vì hầu hết các ứng dụng đều thông qua giao diện web nên khá tiện lợi và dễ dàng cho người sử dụng, ngoài ra với đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 thì bạn có thể yên tâm nếu phát sinh lỗi trong quá trình hoạt động.

Click the image to open in full size.

“Điều hành doanh nghiệp của bạn, chứ không phải máy chủ e-mail của bạn” Câu Slogan tại Gmail – Google Apps nói lên thông điệp gợi ý chúng ta nên tin tưởng và giao trách nhiệm quản lý hệ thống mail cho google còn chúng ta chuyên tâm làm công việc kinh doanh của mình.

Nếu doanh nghiệp chúng ta là doanh nghiệp dạng vừa và nhỏ, số lượng nhân viên trong cty sử dụng mail không nhiều thì và chi phí dành cho CNTT ít thì nên sử dụng gói Standard của google apps (gói miễn phí với số lượng giới hạn không quá 50 mailbox). Nếu doanh nghiệp, tổ chức lớn thì chúng ta có thể sử dụng gói Primier ($50 / tài khoản người dùng / năm) tích hợp thêm nhiều tính năng tiện lợi cho người dùng và giúp việc quản lý tốt hơn. Thêm thông tin chi tiết giữa 2 phiên bản Standard và Premier Google Apps helps groups build communities – Google Apps

II. Các bước thực hiện:

1. Đăng ký tên miền.

2. Đang ký sử dụng Google Apps.

3. Chỉnh sửa các Record trên webiste quản lý tên miền.

4. Tạo User Mailbox.

5. Kiểm tra gửi nhận mail.

III. Thực hiện:

1. Đăng ký tên miền:
Liên hệ các nhà đăng ký tên miền như FPT, Mắt Bão, Viettel, VDC, SPT, Hi-tek, Gltec,… để đăng ký được tên miền theo ý muốn

2. Đăng ký sử dụng Google Apps:

Đăng nhập theo địa chỉ : Welcome to Google Apps

Chọn vào phần Google Apps for Business, chọn Learn more.

Click the image to open in full size.

Chọn vào Menu Apps Editions, chọn Standard.

Click the image to open in full size.

Xem thông tin hỗ trợ từ 2 phiên bản Standard Edition và Premier Edition.

Click the image to open in full size.

Góc phải bên trên chọn Get Started.

Click the image to open in full size.

Màn hình To sign up for Google Apps, enter your organization’s domain name.

Khung I want to use an existing domain name. Chọn Adminsitrator: I own or control this domain

Khung Enter your domain name: nhập vào tên domain của doanh nghiệp. Chọn Get Started.

Click the image to open in full size.

Nhập vào các thông tin trong mẫu yêu cầu.

Click the image to open in full size.

Chọn I accept. Continue with setup.

Click the image to open in full size.

Màn hình Welcome to Google Apps, chọn Change hoangkimtech.com CNAME record. Chọn Continue

Click the image to open in full size.

Kiểm tra các thông tin yêu cầu dùng thay đổi trong website quản lý tên miền của mình. Chọn I’ve complated the steps above.

Click the image to open in full size.

Màn hình Google Apps Setup Guide, chọn Skip this guide.

Click the image to open in full size.

Tại giao diện cấu hình Google Apps, phần Email ta thấy chưa được kích hoạt (Not active). Chọn vào link Email.

Click the image to open in full size.

Màn hình Set up Email delivery, kéo thanh trượt xuống dưới cùng.

Click the image to open in full size.

Xem thông tin bảng MX Server address và Priority. Những thông số này dùng chỉnh sửa các Record trong website quản lý DNS. Chọn I completed these steps.

Click the image to open in full size.

Google Apps đang kiểm tra các thông tin chúng ta đã đăng kí trước đó. Chọn vào link Email.

Click the image to open in full size.

Mặc định khi gửi nhận mail, người dùng sẽ vào địa chỉ http://mail.google.com/a/hoangkimtech.com

Chúng ta sẽ sửa lại đường dẫn truy cập đơn giản http://mail.hoangkimtech.com

Phần Web address, chọn vào Change URL

Click the image to open in full size.

Chọn lựa chọn 2 : http://mail.hoangkimtech.com . Chọn Continue.

Click the image to open in full size.

Kiểm tra thông tin chúng ta cần chỉnh sửa trong website quản lý tên miền. Chọn I’ve completed these steps.

Click the image to open in full size.

3. Chỉnh sửa các Record trên webiste quản lý tên miền:

Trong phần chỉnh sửa các Record như yêu cầu, mục đích nhằm xác thực quyền sở hữu tên miền vừa đăng kí với google. Tôi làm trực tiếp tạihttp://access.enom.com

Click the image to open in full size.

Đầu tiên là thêm vào 2 record CNAME (Alias) tại khung Host Record.

Host Name | Address | Record Type
googleffffffffff7e2254…. | google.com | CNAME (Alias)
mail | ghs.google.com | CNAME (Alias)

1. Xác thực chủ sở hữu tên miền khi đăng kí với google apps

2. Chuyển đường dẫn truy cập mail đơn giản cho người dùng.

Click the image to open in full size.

Khung Email Settings ta thêm vào các thông số để nhận được mail.

Click the image to open in full size.

Xét độ ưu tiên lại 1 – 5 – 10

Click the image to open in full size.

Đợi khoảng 48 tiếng rồi kiểm tra lại.

Click the image to open in full size.

Kiểm tra Email đã ở trạng thái Active.

Click the image to open in full size.

4. Tạo User Mailbox:

Tại giao diện Google Apps, chọn vào Link Email.

Click the image to open in full size.

Chọn vào Menu Organization & users. Chọn Create a new user.

Click the image to open in full size.

Điền đầy đủ thông tin người dùng, chọn Set Password.

Click the image to open in full size.

Nhập mật khẩu đăng nhập cho người dùng. Chọn Create new user.

Click the image to open in full size.

Chọn Done.

Click the image to open in full size.

Tương tự tạo thêm 1 user nữa dùng kiểm tra gửi nhận mail. Trong bài lab tôi tạo 2 user

Teo : teo.vn@hoangkimtech.com

Ti: ti.tv@hoangkimtech.com

Click the image to open in full size.

5. Kiểm tra gửi nhận mail:

Mở trình duyệt Web đăng nhập : http://mail.hoangkimtech.com

Click the image to open in full size.

Đăng nhập user : teo.nv

Click the image to open in full size.

Điền đầy đủ các thông tin yêu cầu. Chọn I accept. Create my account.

Click the image to open in full size.

Click the image to open in full size.

Đăng nhập thành công user teo. Chọn Compose Mail.

Click the image to open in full size.

Gửi đến user ti.tv@hoangkimtech.com

Click the image to open in full size.

Đăng nhập user ti, kiểm tra đã nhận được mail.

Click the image to open in full size.

Click the image to open in full size.

__________________

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s